Organisasi & Manajemen Koperasi

Struktur Organisasi Koperasi

Organisasi koperasi yang telah terbentuk memerlukan pelaksanaan manajemen koperasi diantaranya mengenai Bagan Struktur Organisasi yang relevan, perangkat dan fungsinya organisasi koperasi. Bagan struktur organisasi koperasi menggambarkan susunan, isi, dan luas cakupan organisasi koperasi, serta menjelaskan posisi dari pada fungsi beserta tugas maupun kewajiban setiap fungsi, hubungan kerja dan tanggung jawab yang jelas.

Landasan pembuatan struktur organisasi adalah :

1.      Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 1992 tentang Perkoperasian.

2.      Anggaran Dana dan Anggaran Rumah Tangga Koperasi.

3.      Keputusan Rapat.

Struktur Organisasi Koperasi dapat dilihat dari dua segi, yaitu :

1.      Segi intern organisasi koperasi

2.      Segi ekstern organisasi koperasi

Intern organisasi koperasi yaitu organisasi yang ada di dalam setiap tubuh koperasi, baik di dalam koperasi primer, koperasi pusat, koperasi gabungan maupun koperasi induk.

Ektern organisasi koperasi yaitu organisaasi yang berhubungan dengan tingkat-tingkat koperasi itu, yaitu hubungan antara koperasi primer, koperasi pusat, koperasi gabungan dan koperasi induk. Dalam ektern organisasi ini juga termasuk hubungan tingkat-tingakat koperasi itu dengan Dewan Koperasi Indonesia yaitu dewan yang mempersatukan berbagai jenis koperasi dari berbagai tingkat itu kedalam satu organisasi tunggal yang meliputi seluruh Indonesia. Mengingat pentingnya kedudukan, peranan dan fungsinya.

1.      Struktur Intern Organisasi Koperasi

Intern organisasi Koperasi terdiri dari 3 unsur yaitu :

1.      Unsur alat-alat perlengkapan organisasi :

a.       Rapat Anggota

b.      Pengurus

c.       Badan Pemeriksa

2.      Unsur dewan penasehat atau penasehat

3.     Unsur pelaksanaan-pelaksanaan yaitu manajer dan karyawan-karyawan koperasi lainnya.

2.      Stuktur Ekstern Organisasi Koperasi

Di dalam undang-undang No. 12 tahun 1967 tentang Pokok-Pokok Perkoperasian dikenal adanya koperasi primer, koperasi pusat, koperasi gabungan dan koperasi induk seperti yang dikemukakan dalam struktur intern organisasi koperasi diatas Dilihat dari segi pemusatan, maka koperasi pusat, koperasi gabungan dan koperasi induk juga disebut koperasi sekunder (artinya yang kedua) sebagai koperasi yang tingkatnya lebih atas dari koperasi primer (yang artinya pertama), dan dilihat dari segi fungsinya maka koperasi-koperasi sekunder tersebut juga disebut “organisasi pembantu” (auxiliary organization) yang fungsinya membantu koperasi primer mencapai tujuannya. Oleh sebab itu, maka koperasi sekunder pada dasarnya menjalankan usaha-usaha yang tidak dapat dilakukan oleh koperasi primer secara sendiri-sendiri, seperti juga koperasi primer menjalankan usaha-usaha yang tidak dapat dilakukan dengan baik anggota-anggota perorangan secara sendiri-sendiri.

Maka dipandang dari segi fungsinya itu perlu tidaknya salah satu tingkat organisasi tergantung pada keperluan dan effesiensi, yang artinya kalau tidak diperlukan atau tidak efisien karena dibandingkan dengan manfaatnya tidak memadai, tingkat organisasi tersebut dapat ditiadakan. Dengan demikian jumlah tingkat organisasi dapat kurang dari 4. Tingkatan-tingkatan organisasi tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut :

1.   Koperasi Primer

Koperasi yang anggotanya terdiri dari orang-perorangan disebut “Koperasi Primer”. Koperasi ini baru bisa dibentuk, apabila dapat dihimpun paling sedikit 20 orang sebagai pendirinya. Dalam seluruh struktur gerakan Koperasi, maka koperasi primer yang dimiliki dan diawasi secara demokratis oleh para anggotanya, merupakan dasar dari gerakan itu sendiri. Karena dalam koperasi primer anggotanya menanam modalnya serta dalam rapat anggota koperasi primer, mereka sendiri menjalankan haknya untuk menentukan usaha-usaha apa yang akan diselenggarakan oleh koperasi guna kepentingannya. Dan melalui koperasi primer inilah pula setiap anggota kepentingan anggota guna kepentingan usahanya atau keperluan hidupnya.

2.   Koperasi Pusat

Kalau koperasi primer sejumlah paling sedikit 20 orang menggabungkan diri agar dapat mempersatukan kekuatan-kekuatan yang kecil menjadi suatu kekuatan yang besar dalam mengejar cita-citanya, maka untuk tujuan dan maksud yang sama, sekurang-kurangnya 5 koperasi primer dapat pula menggabungkan diri dalam suatu tingkatan organisasi yang lebig tinggi yaitu Koperasi Pusat.

3.   Koperasi Gabungan

Dengan maksud yang sama seperti tersebut diatas, maka 3 koperasi pusat yang telah diakui sebagai badan hukum juga dapat membentuk tingkat organisasi lebih atas lagi, yang disebut Koperasi Gabungan.

4.   Koperasi Induk

Seterusnya 3 Koperasi Gabungan yang telah berbadan hukum dapat pula membentuk Koperasi Induk.

Menurut perangkat statistic jumlah koperasi dikumpulkan oleh Direktorat Jenderal Koperasi, pada tanggal 31 Desember 1977 terdapat di Indonesia :

-          Koperasi Primer

-          Koperasi Pusat

-          Koperasi Gabungan

-          Koperasi Induk

  

Manajemen Koperasi

Dengan dikeluarkannya Peraturan Pemerintah nomor 9 tahun 1995 tentang Pelaksanaan Kegiatan usaha simpan pinjam oleh koperasi, maka semakin jelas bahwa untuk meningkatkan pendapatan  dan kesejahteraan Koperasi, kegiatan usaha simpan pinjam perlu ditumbuhkembangkan agar  KSP dan atau USP pada koperasi dapat melaksanakan fungsinya untuk menghimpun dana (tabungan koperasi dan simpanan berjangka koperasi) serta memberikan pinjaman kepada anggota, calon anggotanya serta koperasi lain dan atau calon anggotanya.

Persyaratan penting yang perlu dimiliki oleh KSP/USP koperasi sebagai lembaga keuangan ialah harus menjaga kredibilitas atau kepercayaan dari anggota pada khususnya dan masyarakat luas pada umumnya.  Oleh karena itu KSP/USP sebagai lembaga keuangan mikro  yang dimiliki dan dipergunakan oleh para anggotanya harus dikelola secara professional dan meyakinkan.

Tidak seperti lembaga keuangan bank, KSP/USP menyelenggarakan kegiatan usahanya berdasarkan nilai, norma dan prinsip-prinsip koperasi, sehingga benar-benar dapat menunjukkan perilaku koperasi dan bukan perusahaan kapitalistik; dimana kedudukan anggota adalah sebagai pemilik sekaligus sebagai pengguna jasa dari koperasi, dalam hal ini berlaku asas self responsibility, anggota  harus bertanggung jawab terhadap keberhasilan koperasinya.

Untuk mewujudkan  fungsi KSP/USP sesuai dengan tujuannya, dianggap perlu adanya upaya peningkatan dan perluasan wawasan  pengetahuan tentang  Manajemen KSP/USP bagi para pemula yang akan berkecimpung dalam bidang perkoperasian khususnya pada KSP/USP  baru yang akan dibentuk sebagai salah satu kelembagaan  alternative dari exit strategy proyek UPK dan PPK-P2KP.

Konsep Manajemen Koperasi

Salah satu  definisi yang lengkap diungkapkan oleh Griffin dalam bukunya Management (Ensiklopedia ekonomi, Bisnis dan Manajemen, 1992), sebagai berikut : “Manajemen adalah proses merencanakan dan mengambil keputusan, mengorganisasikan, memimpin, dan mengendalikan sumber daya manusia, keuangan, fisik dan informasi guna mencapai sasaran organisasi dengan cara yang efisien dan efektif.”

Istilah manajemen juga mengacu pada dua hal, yaitu sebagai fungsi dan sebagai institusi (Helmut Wagner, 1986).  Manajemen sebagai fungsi berarti sejumlah tugas yang harus dilaksanakan  oleh orang-orang yang diberi wewenang dan tanggung jawab tertentu untuk menjamin keandalan organisasi dalam mencapai tujuan-tujuannya.  Tugas-tugas itu adalah: Perencanaan dan pengembilan keputusan, Pengorganisasian,  kepemimpinan dan pengendalian. Tugas-tugas tersebut sering juga disebut sebagai fungsi-fungsi atau prinsip-prinsip manajemen, yang merupakan proses manajemen yang dinamis dan berkelanjutan.\

Peter Davis, 1999, memformulasikan bahwa manajemen koperasi diselenggarakan oleh orang-orang yang bertanggung jawab untuk mengelola koperasi, nilai-nilai dan kekayaannya.  Mereka ini mengerahkan segala kemampuan kepemimpinannya dan memilih kebijakan untuk mengembangkan koperasi berdasarkan hasil latihan professional perkoperasian.  Manajemen koperasi adalah kegiatan professional yang dilakukan koperasi untuk membantu seluruh keanggotaan koperasi di dalam mencapai tujuannya.

Manajemen koperasi tidak  didasarkan pada pemaksaan wewenang, melainkan melalui keterlibatan dan partisipasi.  Para manajer professional koperasi menggunakan metoda yang sama seperti manajemen pada umumnya.  Hanya saja nilai-nilai dan tujuan yang harus diperjuangkan metode itulah yang membuat manajemen koperasi unik dan berbeda dari manajemen lainnya.  Fungsi utamanya adalah mengupayakan kepemimpinan koperasi bagi anggota dan pengurus terpilih di dalam pengembangan kebijakan dan strategi yang akan memberdayakan koperasi dalam mewujudkan cita-cita atau tujuannya.

Dengan menyatukan manajemen Koperasi sebagai bagian dari koperasi dan sebagai representasi prinsip-prinsip penting koperasi itu sendiri, kita dapat mengembangkan manajemen dan demokrasi di dalam koperasi sebagaimana dinyatakan Peter Davis, sebagai berikut: “pengembangan prinsip-prinsip manajemen koperasi, akan membuat perusahaan koperasi harus dikelola secara professional dan kooperatif sedemikian rupa sehingga keterlibatan anggota dan demokrasi, akan tetap menjadi kunci keberhasilan dalam praktek koperasi. Dengan  memiliki prinsip-prinsip manajemen koperasi kita juga meletakkan dasar sebagai criteria untuk menilai pelatihan-pelatihan manajemen koperasi, serta menilai kinerja manajemen dalam koperasi “.

No	Prinsip manajemen pada umumnya	Prinsip manajemen dalam koperasi
1	Pluralisme Mengelola atas nama kepentingan semua “stakeholder”	Pluralisme ditemukan di dalam kepentingan mereka den dengan itu mengakui dan menyadari ada kepentingan orang lain. Di dalam manajemen koperasi anggota dimasukkan sebagai pelanggan.
2	Mentalitas Pengakuan  terhadap kebutuhan untuk memperoleh keuntungan	Oleh karena keuntungan atas modal bukan criteria utama bagi keanggotaan koperasi, mutualitas diantara stakeholder mudah diterima, karena balas jasa bagi seseorang tidak diperoleh atas pengorbanan orang lain
3	Kemandirian perorangan Menghormati pribadi dan tanggung jawab	Sama seperti organisasi lain pada umumnya, tetapi dalam koperasi menekankan dua hal yaitu kebutuhan organisasi itu sendiri yang harus dipertahankan dari pengendalian pihak luar dan otonomi anggota perorangan.
4	Keadilan Pembagian sumber yang non eksploitatif	Sama untuk koperasi, tetapi lebih mudah dilaksanakan mengingat struktur kepemilikan mereka terhadap koperasi.
5	Keadilan alamiah Hak untuk menjalankan prosedur yang mandiri dan peraturan yang jujur(adil)	Sama untuk koperasi, tetapi struktur kepemilikan koperasi dan budaya pertanggungjawaban akan lebih mudah dilaksanakan.
6	Kepedulian terhadap orang Mengakui bahwa orang apakah karyawan, atau pelanggan adalah subyek dan bukan obyek bisnis.	Struktur kepemilikan di dalam koperasi menterjemahkan prinsip ini, melalui basis keanggotaan.
7	Peran ganda pekerjaan dan karyawan Pekerjaan mempengaruhi status social, pola konsumsi dan keseluruhan struktur hubungan di dalam masyarakat	Koperasi menyatukan prinsip ini dengan mengkombinasikan aspek social dan komersial. Prinsip koperasi memberikan pandangan yang holistic mengenai pelanggan, pekerja atau pemasok.

Untuk memperjelas hubungan prinsip manajemen dan prinsip koperasi, Dubashi pada tahun 1970 meringkasnya sebagai berikut:

Prinsip Manajemen	Prinsip Koperasi
1. perencanaan ·          Peramalan ·         Penetapan tujuan	·         Tujuan memaksimalkan pelayanan ·         Penetapan bunga terbatas atas modal ·         Pembagian surplus (SHU) jika ada untuk:  Pembentukan modal dan dibagikan kepada anggota sesuai dengan jasa masing-masing
2. Pengorganisasian	·         Demokrasi ·         Federalisme
3. Staffing	Keanggotaan sukarela dan terbuka
4. Pengarahan	Demokrasi dalam arti modern
5. Koordinasi	Federalisme: kerja sama antar koperasi
6. Pengawasan	Pengawasan demokratis satu orang satu suara, pendidikan anggota
7. Representasi (perwakilan)	Netralitas
8. Budgeting (penganggaran)	Prinsip demokratis dan transparansi
9. Kriteria efisiensi (maksimalisasi      produktivitas atas maksimalisasi profit )	Maksimalisasi pelayanan bukan maksimalisasi profit

Sumber:

http://muhamadamru.wordpress.com/2013/11/12/struktur-organisasi-koperasi-dan-manejemen-koperasi/

Analisis SWOT Koperasi Indonesia

ANALISIS SWOT adalah suatu bentuk analisis situasi dengan mengidentifikasi berbagai faktor secara sistematis terhadap kekuatan-kekuatan (Strengths) dan kelemahan-kelemahan (Weaknesses) suatu organisasi dan kesempatan-kesempatan (Opportunities) serta ancaman-ancaman (Threats) dari lingkungan sekitar untuk merumuskan strategi yang tepat bagi organisasi. Analisis SWOT membandingkan antara faktor eksternal dan faktor internal organisasi. 

·         Strengths (Kekuatan) adalah segala hal yang dibutuhkan pada kondisi yang sifatnya internal organisasi agar supaya kegiatan-kegiatan organisasi berjalan maksimal. Misalnya : kekuatan keuangan, motivasi anggota yang kuat, nama baik organisasi terkenal, memiliki pengetahuan dan keterampilan yang lebih, anggota yang pekerja keras, memiliki jaringan organisasi yang luas, dan lainnya.

·         Weaknesses (Kelemahan) adalah terdapatnya kekurangan pada kondisi internal organisasi, akibatnya kegiatan-kegiatan organisasi belum maksimal terlaksana. Misalnya ; kekurangan dana, memiliki orang-orang baru yang belum terampil, belum memiliki pengetahuan yang cukup mengenai organisasi, anggota kurang kreatif dan malas, tidak adanya teknologi dan sebagainya.

·         Opportunities (Peluang) adalah faktor-faktor lingkungan luar yang positif,yang dapat dan mampu mengarahkan kegiatan organisasi kearahnya. Misalnya ; Kebutuhan lingkungan sesuai dengan tujuan organisasi, masyarakat lagi membutuhkan perubahan, tingkat kepercayaan masyarakat terhadap organisasi yang bagus, belum adanya organisasi lain yang melihat peluang tersebut, banyak pemberi dana yang berkaitan dengan isu yang dibawa oleh organisasi dan lainnya.

·         Threats (Ancaman) adalah faktor-faktor lingkungan luar yang mampu menghambat pergerakan organisasi. Misalnya : masyarakat sedang dalam kondisi apatis dan pesimis terhadap organisasi tersebut, kegiatan organisasi seperti itu lagi banyak dilakukan oleh organisasi lainnya sehingga ada banyak competitor atau pesaing, isu yang dibawa oleh organisasi sudah basi dan lainnya

Perkembangan Koperasi dengan Analisis SWOT

·         Kekuatan (Strength)

Kekuatan (strength) yaitu kekuatan apa saja yang dimiliki koperasi. Dengan mengetahui kekuatan, koperasi dapat dikembangkan menjadi lebih tangguh hingga mampu bertahan dalam perekonomian di Indonesia dan mampu bersaing untuk pengembangan selanjutnya.

Peterson (2005), mengatakan bahwa koperasi harus memiliki keunggulan-keunggulan kompetitif dibandingkan organisasi-organisasi bisnis lainnya untuk bisa menang dalam persaingan di dalam era globalisasi dan perdagangan bebas saat ini.

Keunggulan kompetitif disini didefinisikan sebagai suatu kekuatan organisasional yang secara jelas menempatkan suatu perusahaan di posisi terdepan dibandingkan pesaing-pesaingnya.

Faktor-faktor keunggulan kompetitif dari koperasi harus datang dari:

1.      Sumber-sumber tangible seperti kualitas atau keunikan dari produk yang dipasarkan (misalnya koperasi susu, koperasi harus memperhatikan kualitas susu yang dihasilkan) dan kekuatan modal.

2.      Sumber-sumber bukan tangible seperti brand name, reputasi, dan pola manajemen yang diterapkan.

3.      Kapabilitas atau kompetensi-kompetensi inti yakni kemampuan yang kompleks untuk melakukan suatu rangkaian pekerjaan tertentu atau kegiatan-kegiatan kompetitif.

·         Kelemahan (Weakness),

Kelemahan (Weakness) yaitu segala faktor yang tidak menguntungkan atau merugikan bagi koperasi. Menurutnya, salah satu yang harus dilakukan koperasi untuk bisa memang dalam persaingan adalah menciptakan efisiensi biaya. Tetapi ini juga bisa ditiru / dilakukan oleh perusahaan-perusahaan lain (non-koperasi). Jadi, ini bukan suatu keunggulan kompetitif yang sebenarnya dari koperasi. Menurutnya satu-satunya keunggulan kompetitif sebenarnya dari koperasi adalah hubungannya dengan anggota. Misalnya, di koperasi produksi komoditas-komoditas pertanian, lewat anggotanya koperasi tersebut bisa melacak bahan baku yang lebih murah, sedangkan perusahaan non-koperasi harus mengeluarkan uang untuk mencari bahan baku murah.

·         Kesempatan (Opportunties)

Kesempatan (Opportunities) yaitu semua kesempatan yang ada sebagai kebijakan pemerintah, peraturan yang berlaku atau kondisi perekonomian nasional atau global yang dianggap memberi peluang bagi koperasi untuk tumbuh dan berkembang di masa yang akan datang. Loyd (2001) menegaskan bahwa koperasi-koperasi perlu memahami apa yang bisa membuat mereka menjadi unggul di pasar yang mengalami perubahan yang semakin cepat akibat banyak faktor multi termasuk kemajuan teknologi, peningkatan pendapatan masyarakat yang membuat perubahan selera pembeli, penemuan-penemuan material baru yang bisa menghasilkan output lebih murah, ringan, baik kualitasnya, tahan lama, dan makin banyaknya pesaing-pesaing baru dalam skala yang lebih besar. Dalam menghadapi perubahan-perubahan tersebut faktor-faktor kunci yang menentukan keberhasilan koperasi adalah:

1.      Posisi pasar yang kuat (antara lain dengan mengeksploitasikan kesempatan-kesempatan   vertikal dan mendorong integrasi konsumen).

2.      Pengetahuan yang unik mengenai produk atau proses produksi.

3.      Sangat memahami rantai produksi dari produk bersangkutan.

4.      Menerapkan suatu strategi yang cemerlang yang bisa merespons secara tepat dan cepat setiap perubahan pasar.

5.      Terlibat aktif dalam produk-produk yang mempunyai tren-tren yang meningkat atau prospek-prospek masa depan yang bagus (jadi mengembangkan kesempatan yang sangat tepat).

·         Ancaman (Threats)

Ancaman (Threats) yaitu hal-hal yang dapat mendatangkan kerugian bagi kopersi seperti Peraturan Pemerintah yang tidak memberikan kemudahan berusaha, rusaknya lingkungan,  meningkatnya pelacuran atau gejolak sosial sebagai akibat mahalnya dan persaingan tour operator asing yang lebih professional, yaitu dengan melihat kekuatan (Strengths), kelemahan (Weakness), kesempatan (Opportunities)dan ancaman (Threats) koperasi di Indonesia.

Sedangkan faktor-faktor eksternal terutama adalah intervensi pemerintah yang terlalu besar yang sering didorong oleh donor, kesulitan lingkungan-lingkungan ekonomi dan politik, dan harapan-harapan yang tidak realistic dari peran dari koperasi. Menurut mereka, problem yang paling signifikan adalah cara bagaimana koperasi itu dipromosikan oleh pemerintah. Promosi yang sifatnya dari atas ke bawah telah menghalangi anggota untuk aktif berpartisipasi dalam pembangunan koperasi. Bentuk-bentuk organisasi dan kegiatan-kegiatan yang harus dilakukan diatur oleh pihak luar.

Jadi koperasi telah gagal untuk berkembang menjadi unit-unit yang mandiri dan sepenuhnya berdasarkan anggota. Masih dalam kaitan ini, Linstad (1990) mengatakan bahwa di banyak negara berkembang sering kali pemerintah melihat dan menggunakan koperasi sebagai suatu alat untuk menjalankan agenda-agenda pembangunannya sendiri.

Koperasi sering diharapkan bahkan di paksa berfungsi sebagai kesejahteraan sosial dan sekaligus sebagai organisasi ekonomi, yang dengan sendirinya memberi beban sangat berat kepada struktur manajemen koperasi yang pada umumnya lemah.

Menurut Braverman, dkk. (1991), sedikit sekali perhatian diberikan kepada kondisi-kondisi ekonomi dimana koperasi-koperasi diharapkan melakukan berbagai aktivitas. Promosi koperasi yang tidak diskriminatif, yakni tanpa memberi perhatian pada hal-hal seperti dinamik-dinamik internal, insentif, struktur kontrol, dan pendidikan dari anggota, sering kali telah membuat koperasi-koperasi menjadi organisasi-organisasi birokrasi yang sangat tergantung pada dukungan pemerintah dan politik. Oleh karena itu, Gentil (1990) menegaskan bahwa agar koperasi maju maka hubungan antara pemerintah dan koperasi yang didefinisikan ulang.

Sumber : http://rickyanggili.blogspot.com/2011/11/analisis-swot-kekuatan-kelemahan.html